Como conduzir reuniões de trabalho.
Suas reuniões são proveitosas? Confira nesta entrevista concedida pelo Consultor Joaquim Alvarenga Neto à jornalista Juliana Nakamura da Revista AU, como fazer reuniões de trabalho mais produtivas.
Largamente presentes no dia a dia dos escritórios de arquitetura, as reuniões têm múltiplas funções. São necessárias para alinhar com clientes e demais projetistas aspectos de uma proposta ou de um projeto em desenvolvimento, como o conceito do projeto ou interferências dos sistemas. Também são preciosas para criar sinergia entre os colaboradores, trocar informações entre as equipes internas, incentivar o brainstorming, definir metas e estratégias.
Mas, se por um lado esses encontros são importantes instrumentos de comunicação, por outro não são raros os exemplos de reuniões desnecessárias ou improdutivas, causas de desperdício de tempo e de aborrecimento. Escapar desse problema não é necessariamente complicado, mas demanda disciplina, um pouco de técnica, e liderança.
ANALISANDO A PERTINÊNCIA
“As reuniões são ferramentas que devem ser usadas em momentos apropriados. Algumas situações exigem a participação presencial dos envolvidos e a troca de raciocínios em tempo real, outras não”, adverte o consultor Joaquim Alvarenga Neto, especialista em empreendedorismo, gestão de negócios, e planejamento estratégico. “É fundamental usar critérios de seleção que digam se é possível recorrer a alternativas”, acrescenta o arquiteto Adolfo Sakaguti, vice-presidente de relações institucionais da AsBEA-PR.
Por exemplo, o esclarecimento de dúvidas técnicas sobre os projetos pode ser feito por telefone, análise de fotos da obra, ou por troca de mensagens e de arquivos eletrônicos. Não é necessário fazer uma reunião para isso, e não é produtivo que esse tipo de troca ocorra durante a reunião.
DINÂMICA OBJETIVA
A perda de tempo é certa quando, por força do hábito, o escritório realiza reuniões o tempo inteiro para discutir todo e qualquer assunto, sem um objetivo claro a ser atingido. Isso gera desmotivação entre as pessoas e, o que é pior, descrença na competência da empresa para gerir. “Tudo em excesso é prejudicial. A medida certa é usar reuniões com objetividade”, resume Alvarenga Neto. Mais graves são os casos de reuniões que têm hora para começar, mas não para terminar, muito comuns quando os encontros reúnem arquitetos que adoram explicar, justificar e defender cada traço de seus projetos. Como regra geral, os consultores em gestão recomendam reuniões do dia a dia de no máximo uma hora, subdividas em três partes principais. No preâmbulo, é apresentado o problema ou tópico a ser debatido. No meio da reunião há a discussão do assunto principal, com a coleta da opinião de todos os participantes. Por fim, deve haver oportunidade para a conclusão e considerações finais.
“Um horário de início e término bem definido é fundamental para o sucesso de uma reunião”, afirma Sakaguti, que defende uma rotina na qual os encontros não ultrapassem de 90 minutos de duração.
PAUTA ANTECIPADA
“A maior causa de desperdício de tempo em reuniões é justamente a falta de objetividade. É muito difícil ser produtivo quando as pessoas não têm clareza sobre o propósito da reunião e desconhecimento dos assuntos a serem tratados”, comenta Alvarenga Neto.
Por isso, planejar a reunião com antecedência, definindo claramente seu propósito, lista de participantes e tempo de duração é a primeira ação a ser adotada por quem busca reuniões mais assertivas. A pauta não precisa ser um documento extenso, muito menos complexo. Basta que expresse, de modo objetivo, o que será discutido na reunião agendada.
No escritório Aflalo/Gasperini, o envio prévio das pautas é uma das práticas de maior impacto para elevar a efetividade das reuniões, informa a arquiteta Flávia Marcondes, diretora-associada do escritório. O objetivo é que todos se programem, tragam o material necessário e cheguem à reunião com as respostas aos temas na ponta da língua. Flávia conta que as pautas são sempre detalhadas pela equipe de projeto para que sejam seguidas durante a reunião. Os temas são divididos por disciplinas correlacionadas e seguem uma ordem lógica. No escritório paulistano, as equipes de projeto costumam realizar encontros semanais para discutir os trabalho, mas, dependendo do cronograma e da complexidade do projeto em desenvolvimento, podem acontecer ainda mais reuniões.
MAU COMPORTAMENTO
No decorrer de uma reunião, o bom comportamento dos participantes é chave para que a produtividade não escorra pelo ralo. Um vício relativamente corriqueiro é o desvio do assunto principal para outros que não são tão relevantes naquele momento. “A melhor forma de contornar isto é pedir gentilmente aos participantes que se atentem aos tópicos iniciais para que o encontro seja objetivo”, comentam as arquitetas Luciana Araújo e Nathália Otoni, sócias do escritório mineiro Óbvio Arquitetura.
“Também é bastante negativo quando algum projetista convocado não traz o material referente ao tema da reunião, chega à reunião com dados incompletos, ou, pior, não comparece por confusão de agenda”, acrescenta Flávia, lembrando que é justamente para evitar esse tipo de prejuízo que os encontros são agendados com antecedência.
ESFORÇO INDIVIDUAL, BENEFÍCIO COLETIVO
Nesse ponto, é importante e necessário que cada um, sem exceção, faça sua lição de casa e tenha consciência de que o sucesso de uma reunião é resultado de um esforço de todos. Deixar para resolver parte de suas atribuições durante a reunião é sinal de desrespeito com os colegas e demais participantes.
Para direcionar o processo de modo que todos participem da melhor forma possível e que a pauta seja cumprida, é determinante a boa atuação do condutor da reunião, que geralmente é quem convoca o encontro e é o líder do projeto em debate. Para Sakaguti, o grande desafio imposto a esse profissional é evitar que as pessoas percam a objetividade em meio a longas introduções e a assuntos de diferentes naturezas.
É o condutor quem deve intervir, por exemplo, quando alguém quiser monopolizar o espaço e falar com demasiada frequência. Também é ele quem deve agir para fazer que os mais tímidos e calados se sintam confortáveis para participar. A não ser que alguns convidados tenham sido designados exclusivamente como ouvintes, as reuniões precisam garantir voz a todos os integrantes, já que as conclusões comprometem igualmente a todos.
COMPROMISSOS FIRMADOS
Outra estratégia bastante salutar é concluir a reunião fazendo uma retrospectiva rápida sobre o que foi debatido e listar as atividades subsequentes a serem cumpridas. A intenção é que ninguém saia da sala de reuniões com questionamentos. “Também é importante documentar os acordos e os compromissos assumidos durante a reunião para reduzir ruídos e gerar responsabilidade”, recomenda Alvarenga Neto.
“Na prática isso significa preparar rapidamente uma ata com o que foi acordado durante a reunião, para que todos tenham ciência das ações combinadas e possam apresentar os dados executados nas reuniões seguintes ou preparar suas tarefas para viabilizar o andamento dos projetos”, explica Flávia, do Aflalo/Gasperini.
Estratégias para otimizar as reuniões
ANTES
– Verifique se a reunião é, de fato, necessária, e quem deve participar dela. Prefira convocar, no máximo, seis pessoas. Reunião não é assembleia
– Identifique claramente o motivo da reunião
– Envie a pauta da reunião para os participantes se prepararem
– Defina um horário para o início e o fim da reunião
– Realize a reunião em sala de reunião apropriada e profissional, em local livre de interferências (pessoas entrando, telefones tocando etc.)
DURANTE
– A reunião deve ter um líder (gerente ou coordenador de projeto), que conduzirá os trabalhos. Também deve ter alguém designado para fazer a ata da reunião
– Peça a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião
– Todos devem participar e saber que são responsáveis pelo resultado da reunião. O clima deve ser amistoso entre as pessoas
– As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão, deve ser identificado o que deve ser feito, quem deve fazer e quando deve ser feito
DEPOIS
– Envie aos participantes a ata da reunião. Mas não demore semanas para fazer isso
– Acompanhe e implemente as resoluções definidas
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