Hora de apertar os cintos? Veja como decidir sobre redução de custos nos negócios

Como reduzir custos em escritórios de arquitetura e design de interiores. Como reduzir custos em escritórios de engenharia.

Em entrevista concedida à jornalista Juliana Nakamura da Revista AU, o Consultor Joaquim Alvarenga Neto explica como reduzir custos em escritórios de arquitetura.

Veja abaixo a íntegra da entrevista:

AU: Sabemos que há momentos em que o escritório pode ter que reduzir custos (por baixa no mercado, por exemplo). Como fazer isso de forma inteligente e sustentável? Quando é hora de reduzir custos em um escritório de arquitetura?

J.A.: Na maioria dos casos, os profissionais responsáveis pela gestão do seu negócio, vão se preocupar com essa questão somente quando começam a ter problemas de caixa. No entanto, o controle e redução de custos do negócio deve ser rotina no escritório (empresa). Isso deve ser feito a todo momento, não só em momentos de crise.

Para ser competitivo, lucrativo e capaz de sobreviver à crise, a empresa deve operar constantemente com margens de lucro e reservas de caixa que garantam retornos de curto prazo e sustentabilidade de longo prazo.

AU: Que sinais o administrador precisa observar e que indicam o momento de apertar o cinto?

J.A.: O administrador deve estar atento aos resultados mensuráveis de seu negócio para saber a onde aprofundar sua investigação e resolver a raiz dos problemas. Para o corte de gastos, alguns exemplos de medidas, ou sinais, que podem ser utilizados para a tomada de decisão são:

1) Lucratividade geral do escritório: quando as margens de lucro caem abaixo dos parâmetros de mercado e metas da organização, é hora de apertar o cinto;

2) Diminuição do caixa da empresa abaixo dos limites de segurança: quando a empresa reduz sua reserva de caixa abaixo de um valor em torno de três vezes o valor das despesas totais, é hora de apertar o cinto;

4) Queda significativa nas vendas, tanto em volume como em duração (mês a mês): na perpetuação da desaceleração em vendas, é hora de apertar o cinto e cortar custos diretos de produção;

5) Índice de ociosidade geral no escritório: quando a ociosidade cresce, crescem os prejuízos e a desmotivação, hora de apertar o cinto e trabalhar com equipes mais enxutas.

AU: Visando a sustentabilidade do negócio, que tipo de gasto pode ser cortado e qual não pode em um escritório de arquitetura? Como saber onde cortar?

J.A.: Cada caso é um caso. Alguns escritórios poderão cortar despesas administrativas, outros custos operacionais e outros investimentos.

O que deve ser cortado são os excessos, os supérfluos e as ineficiências. Para saber onde cortar é preciso ter informações precisas e confiáveis sobre o negócio que se está gerindo, senão corre-se o risco de cortar onde não deve.

Os cortes também devem considerar não só o que está em jogo no momento, mas também as estratégias de longo prazo do negócio. Caso contrário, pode-se correr o risco de criar problemas futuros.

AU: Demitir e mudar a forma de contratação dos profissionais é opção? Se sim, em que casos?

J.A: Demitir profissionais é uma opção quando a ociosidade do profissional justifica e quando o trabalho de duas pessoas pode ser absorvido por uma só. Mas isso deve ser considerado com cuidado, principalmente quando se trata de um bom profissional.

O escritório deve ser gerido com caixa suficiente para atravessar pequenos momentos de crise, entre 2 e 3 meses, mantendo seus colaboradores de grande valor. Somente quando a crise se alonga é que se toma a decisão de demitir.

Já mudar a forma de contratação é tentar remediar uma situação que pode muitas vezes gerar outros problemas. Não acredito que seja o melhor caminho. O importante é trabalhar com uma estrutura de custos e preço de venda dos serviços que te permitam contratar e manter bons profissionais a qualquer momento.

AU: Envolver os funcionários na política de redução de custos é importante?

J.A.: Teoricamente sim. Se no escritório existe a cultura de equipe e de que todos estão no mesmo barco, compartilhando os frutos quando a colheita é boa e reduzindo os ganhos em momentos de crise, essa política de envolvimento pode funcionar e todos se beneficiarão desta estratégia.

Infelizmente, no Brasil a legislação trabalhista dificulta esses tipos de acordo e o empreendedor deve se instruir melhor para saber como proceder em cada caso.

AU: Por fim, que conselho você pode dar para quem está precisando reduzir custos em seu escritório?

J.A: Se você já possui uma boa controladoria e contabilidade gerencial que te permita entender sua composição de custos, margens e produtividade, corte os excessos e as ineficiências. Se não possui, implante cultura e metodologias de gestão no seu escritório, só assim você poderá tomar boas decisões de negócios.

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